Una tentación muy común entre aquellos que de forma diaria emiten facturas y albaranes es la de hacer limpieza general de la oficina y deshacerse de las pilas de documentos y archivadores antiguos. Surge entonces la incertidumbre sobre si es buena idea tirar aquellas facturas de hace 7 años o si ello nos acarreará algún tipo de problema en el futuro.
Pero… ¿por qué se deben conservar?
Principalmente porque son un documento legal, y como tal han de obrar en nuestro poder como comprobantes ante cualquier futura inspección de trabajo. Estas facturas avalan que hemos realizado un trabajo por el cual hemos cobrado una cantidad económica, así como las cantidades correspondientes al IVA e IRPF que se derivaron de dichas operaciones.
También, en caso de un posible conflicto o malentendido con algún cliente, podremos comprobar a través de la factura el cumplimiento del contrato o presentar una reclamación.
Hacienda establece para todos los contribuyentes la necesidad de conservar las facturas legales hasta su prescripción, es decir:
- 4 años para documentos en relación al IVA
- 5 años para documentos en relación al IRPF
Además, el Código de Comercio establece que la documentación relacionada con transacciones comerciales debe guardarse por 6 años.
El motivo de estas obligaciones es la probación de transparencia por parte del empresario o autónomo con respecto a sus transacciones y delimitar responsabilidades en caso de futuros malentendidos.
Por lo tanto, es recomendable guardar las facturas por un periodo de 6 años cuando justifiquen una transacción comercial y 5 años cuando den cuenta de otro tipo de servicio, al formar parte del registro del IRPF.
